Vi bằng là gì? Những lưu ý cần biết về vi bằng

0
3378
Vi bằng là gì

Khái niệm vi bằng là gì? Có lẽ đây là câu hỏi nhận khá nhiều sự quan tâm của bạn đọc. Được biết Vi bằng là văn bản được Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện và hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vi bằng, mời bạn đọc cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Vi bằng là gì?

Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện và hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong những quan hệ pháp lý khác. Thừa phát lại có quyền lập các vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự. Trừ những trường hợp vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng, đạo đức xã hội, đời tư và trường hợp pháp luật cấm. Sau đó, Thừa phát phải gửi đến Sở Tư Pháp thì vi bằng mới hợp lệ.
Ngoài thừa pháp, về mặt dân sự các nhân viên công lực, thẩm phán hòa giải, chưởng kế, phụ tá công lý cũng có thể lập vi bằng.
Vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; việc ghi nhận phải khách quan và trung thực. Trong trường hợp cần thiết Thừa phát lại có quyền được mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.
Trong các quyền của Thừa phát lại, vi bằng là một công việc tương đối mới và gần giống với hoạt động công chứng nhưng rộng hơn.
Nếu công chứng chỉ chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch… bằng văn bản, thì lập vi bằng là việc Thừa phát lại lập văn bản trong đó ghi nhận sự kiện và hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác.

Đặc điểm của Vi bằng

  • Việc lập vi bằng phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định của pháp luật về hình thức và nội dung của văn bản;
  • Vi bằng có thể được sao chép, đồng thời được sử dụng làm chứng cứ lâu dài. Việc vào sổ theo dõi và lưu trữ vi bằng phải tuân thủ các quy định về bảo mật và lưu trữ.
  • Vi bằng ghi nhận các sự kiện và hành vi do thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; đó là kết quả của quá trình quan sát trực quan và được phản ánh khách quan, trung thực trong một văn bản do thừa phát lại lập;
  • Hình thức của vi bằng được trình bày là văn bản. Văn bản này phải do chính thừa phát lại lập và họ không được ủy quyền hay nhờ người khác lập và ký tên thay mình trên vi bằng;
  • Vi bằng do thừa phát lại lập theo đúng trình tự và thủ tục quy định của pháp luật được xem là chứng cứ và có giá trị chứng minh;

Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại có những nét, đặc điểm giống với hoạt động công chứng của công chứng viên kể cả phương pháp tiến hành cũng như mục đích hoạt động. Tuy nhiên, hoạt động lập vi bằng không phải là hoạt động công chứng. Nếu công chứng là việc công chứng viên thay mặt nhà nước để chứng kiến, công nhận tính xác thực của các văn kiện giấy tờ, các hợp đồng dân sự theo yêu cầu của khách hàng tại Văn phòng công chứng. Hoạt động lập vi bằng là lập các chứng thư (vi bằng) về những sự kiện, hành vi xảy ra ở mọi nơi mà ít bị khống chế về mặt không gian và thời gian.
Vi bằng

Phạm vi, thẩm quyền của Vi bằng

Hiện nay, có hai loại vi bằng cơ bản mà những Văn phòng Thừa phát lại thường lập đó là:

  • Vi bằng ghi nhận hiện trạng
  • Vi bằng ghi nhận sự kiện và hành vi

Theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, trong giai đoạn thí điểm hiện tại, Thừa phát lại tập trung lập vi bằng trong một số trường hợp nhất định dưới đây:

  • Xác nhận tình trạng nhà liền kề trước khi tiến hành xây dựng công trình;
  • Xác định tình trạng nhà trước khi cho thuê nhà ở;
  • Xác định tình trạng nhà khi mua nhà ở;
  • Xác định tình trạng nhà ở, đất đai bị lấn chiếm;
  • Xác nhận việc chiếm giữ nhà, trụ sở và các tài sản khác trái pháp luật; xác nhận tình trạng tài sản trước khi lý hôn và thừa kế;
  • Xác nhận hàng giả bày bán tại cơ sở kinh doanh và thương mại;
  • Xác nhận về việc giao hàng kém chất lượng;
  • Xác nhận hành vi cạnh tranh không lành mạnh;
  • Xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông;
  • Xác nhận về mức độ ô nhiễm;
  • Xác nhận về sự chậm trễ trong thi công công trình;
  • Xác nhận tình trạng công trình khi đang nghiệm thu;
  • Xác nhận những hành vi trái pháp luật trong lĩnh vực tin học, phát thanh, truyền hình, báo chí như: đưa thông tin khi chưa được phép người có thẩm quyền, đưa các thông tin không đúng sự thực; vu khống… trong phạm vi tỉnh hay thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại (Công văn số 415/BTP-TCTHA ngày 28/01/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về một số nội dung về vi bằng).
  • Ngoài ra, thừa phát lại có thể được tiến hành xác nhận các giao dịch mà theo quy định pháp luật không thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng; những việc không thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân của các cấp;
  • Xác nhận tình trạng thiệt hại của cá nhân và tổ chức do người khác gây ra;
  • Xác nhận việc từ chối thực hiện công việc của cá nhân và tổ chức mà theo quy định của pháp luật cá nhân, tổ chức đó phải thực hiện;
  • Xác nhận các sự kiện pháp lý khác theo quy định pháp luật (Công văn số 415/BTP-TCTHA ngày 28/01/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về một số nội dung về vi bằng).

Thừa phát lại chưa hoặc không được lập vi bằng đối với những trường hợp sau:

  • Các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND các cấp;
  • Các sự kiện và hành vi thuộc về bí mật đời tư theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật dân sự và văn bản liên quan;
  • Các việc được quy định tại Điều 6 của Nghị định 61/2009/NĐ-CP;
  • Các việc thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng;
  • Các sự kiện và hành vi có tính chất nhạy cảm ảnh hưởng đến đời sống xã hội, đến thuần phong, mỹ tục dân tộc; Nhằm xác nhận, hợp thức hóa những giao dịch trái pháp luật.

Phương pháp, trình tự, thủ tục thực hiện

Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng

Thông thường khi muốn lập vi bằng, khách hàng sẽ phải đến Văn phòng thừa phát lại. Tại đây khách hàng trình bày các yêu cầu của mình và có thể được thừa phát lại hoặc có thể thư ký nghiệp vụ thừa phát lại tư vấn về các quy định pháp luật có liên quan đến vi bằng mà khách hàng muốn lập.
Sau đó, khách hàng điền nội dung yêu cầu lập vi bằng vào Phiếu yêu cầu lập vi bằng (theo mẫu). Thư ký nghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của nội dung yêu cầu lập vi bằng và trình lên Thừa phát lại được phân công theo dõi vụ việc quyết định.
Thư ký nghiệp vụ yêu cầu khách hàng điền vào Phiếu cung cấp thông tin (theo mẫu) các thông tin cần thiết liên quan đến việc lập vi bằng.
Trường hợp khách hàng yêu cầu lập vi bằng thông qua những phương tiện thông tin khác, Phiếu yêu cầu lập vi bằng và Phiếu cung cấp thông tin sẽ được thực hiện tại nơi khách hàng yêu cầu.
Trường hợp có nhiều tổ chức và cá nhân yêu cầu một Văn phòng thừa phát lại lập vi bằng về một sự kiện hoặc các hành vi thì theo tinh thần chung của Văn phòng thừa phát lại làm các thủ tục tiếp nhận yêu cầu và ký hợp đồng với từng tổ chức, cá nhân có yêu cầu đồng thời thực hiện việc lập, cũng như cung cấp vi bằng theo quy trình chung.

Thỏa thuận về việc lập vi bằng

Cá nhân và tổ chức muốn lập vi bằng về các sự kiện, hành vi phải thỏa thuận với Trưởng văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng. Thỏa thuận được lập thành biên bản với các nội dung dưới đây:

  • Nội dung cần lập vi bằng: đó là các sự kiện và hành vi hay chuỗi hành vi liên quan đến sự kiện nào đó mà thừa phát lại cần phải tiến hành lập vi bằng.
  • Địa điểm và thời gian lập vi bằng: Là không gian, thời gian, địa điểm nơi xảy ra sự kiện, hành vi mà thừa phát lại thực hiện bằng việc lập vi bằng. Hiện pháp luật không có quy định cụ thể nào về việc cho phép hay không cho phép thừa phát lại được lập vi bằng trong một số trường hợp đặc biệt như: lập vi bằng tại tư gia của người khác, lập vi bằng vào ban đêm…, quá trình hoàn thiện pháp luật có thể cho phép trong những trường hợp đặc biệt như nếu không lập vi bằng thì có thể bị xóa chứng cứ và dấu vết làm mất chứng cứ… thì có thể lập vi bằng vào ban đêm và tại tư gia của người khác. Tuy nhiên nên hạn chế tối đa việc lập vi bằng trong các trường hợp trên.
  • Chi phí lập vi bằng: Là phần chi phí mà người đề nghị lập vi bằng cần phải thanh toán cho thừa phát lại. Mức kinh phí này theo thỏa thuận giữa người đề nghị và thừa phát lại nhưng không vượt quá mức mà pháp luật quy định cho từng công việc cụ thể. Ngoài ra thì thừa phát lại có thể thỏa thuận hỗ trợ một số chi phí hợp lý khác như chi phí đi lại, chi phí vận chuyển, chi phí bồi dưỡng cho người làm chứng…
  • Những thỏa thuận khác, nếu có: Các bên có thể thỏa thuận thêm về một số nội dung như trường hợp tình trạng bất khả kháng, đơn phương chấm dứt hợp đồng, quyền lợi của người thứ ba có liên quan…

Văn bản về thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ thông tin và các tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) để đảm bảo việc lập vi bằng được chính xác và khách qua. Nếu thông tin và tài liệu cung cấp không đầy đủ, cũng như không chính xác (như xác định sai danh giới đất), dẫn đến việc lập vi bằng không đúng thì người yêu cầu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót đó.
XEM THÊM: Pháp luật là gì? Khái niệm pháp luật
Vi bằng thừa phát lại

Tiến hành lập vi bằng

Vi bằng (theo mẫu) có thể lập tại Văn phòng Thừa phát lại hoặc có thể tại nơi mà khách hàng yêu cầu đối với các sự kiện và hành vi mà thừa phát lại trực tiếp chứng kiến. Trong trường hợp cần thiết hay theo yêu cầu của khách hàng, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng hay chứng kiến việc lập vi bằng hoặc yêu cầu nhà chuyên môn tham gia vào việc lập vi bằng.
Thừa phát lại sẽ mô tả cụ thể sự kiện và hành vi cần ghi nhận; tiến hành đo đạc, quay phim, chụp ảnh,… trung thực, khách quan trong vi bằng.
Do vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện và hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến. Do đó, việc lập vi bằng phải do chính Thừa phát lại thực hiện. Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại có thể giúp Thừa phát lại thực hiện lập vi bằng, nhưng Thừa phát lại sẽ phải chịu trách nhiệm về vi bằng do mình thực hiện.
Trường hợp Thư ký nghiệp vụ giúp Thừa phát lại lập vi bằng phải được hiểu ở đây là sự hỗ trợ Thừa phát lại trong một số việc như lập biên bản về việc dưới sự chứng kiến của thừa phát lại, in sao và thu thập tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng. Thừa phát lại chỉ được lập, ký vào vi bằng về những sự kiện và hành vi mà họ chứng kiến chứ không phải những sự kiện hay hành vi mà chỉ có Thư ký nghiệp vụ chứng kiến, thừa phát lại chỉ nghe kể lại hoặc mô tả lại.
Vi bằng được lập thành 03 bản chính: 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng, 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng.
Trong trường hợp có sai sót về mặt kỹ thuật trong khi ghi chép, đánh máy và in ấn vi bằng mà việc sửa chữa không làm ảnh hưởng đến tính xác thực của vi bằng thì Thừa phát lại được phép sửa lỗi đó. Việc sửa chữa lỗi kỹ thuật của vi bằng phải được thực hiện bằng văn bản và do Thừa phát lại lập, ký và đóng dấu của Văn phòng Thừa phát lại.
Trường hợp vi bằng đã giao cho người yêu cầu và đăng ký tại Sở Tư pháp thì Thừa phát lại cần phải thông báo bằng văn bản về việc sửa chữa lỗi kỹ thuật cho người yêu cầu và Sở Tư pháp biết. Sở Tư pháp cần phải có văn bản thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận việc sửa đổi và bổ sung cho Thừa phát lại và người yêu cầu biết.
Trước khi ký vào vi bằng, Thừa phát lại tự mình kiểm tra lại giấy tờ tùy thân của khách hàng, người làm chứng, người bị lập vi bằng, và yêu cầu những người tham gia, chứng kiến và người có hành vi bị lập vi bằng ký tên vào vi bằng.
Vi bằng được đóng số theo số thứ tự thời gian, ghi vào sổ theo dõi vi bằng và được lập thành 3 bản chính. Trong thời hạn không quá 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp tỉnh hay thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Vi bằng phải đảm bảo các yêu cầu:
Vi bằng được lập thành văn bản viết bằng tiếng Việt và có các nội dung chủ yếu như:

  • Tên và địa chỉ văn phòng Thừa phát lại;
  • Họ và tên Thừa phát lại lập vi bằng;
  • Địa điểm và giờ, ngày, tháng, năm lập vi bằng;
  • Người tham gia khác (nếu có);
  • Họ, tên và địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng, kèm nội dung yêu cầu lập vi bằng;
  • Nội dung cụ thể của sự kiện và hành vi được ghi nhận;
  • Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực, khách quan trong việc lập vi bằng;
  • Chữ ký của Thừa phát lại lập vi bằng, đóng dấu văn phòng Thừa phát lại,
  • Chữ ký của những người tham gia và chứng kiến (nếu có), có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.
  • Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và những tài liệu chứng minh khác.

Những tài liệu này về nguyên tắc cần phải được thu thập một cách hợp pháp và đảm bảo những yêu cầu về mặt nội dung và hình thức. Việc lưu trữ và bảo quản các tài liệu này do Văn phòng thừa phát lại thực hiện theo những quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ, tài liệu và chứng cứ.

Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng, cấp bản sao vi bằng

Sau khi đã hoàn thành việc lập vi bằng, thừa phát lại phải giao cho người yêu cầu 01 bản chính. Khi giao vi bằng, thừa phát lại hoặc có thể thư ký nghiệp vụ đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao vi bằng và đồng thời thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.
Trường hợp Văn phòng thừa phát lại giải thể thì Văn phòng thừa phát lại cần phải thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Đối với những vi bằng đã được lập thì Văn phòng thừa phát lại cần phải tiếp tục hoàn thành việc đăng ký với Sở Tư pháp trước khi hoàn tất hồ sơ về việc giải thể.
Bản sao vi bằng chỉ được cung cấp trong những trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về cung cấp bản sao vi bằng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, điều tra, thanh tra, truy tố, xét xử và thi hành án liên quan đến việc đã lập vi bằng. Công dân không có quyền trực tiếp yêu cầu nhưng được đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu Văn phòng thừa phát lại cung cấp bản sao vi bằng nhằm mục đích làm căn cứ trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến mình.
TÓM LẠI VẤN ĐỀ: Vi bằng là gì? Đây là văn bản được Thừa phát lại chịu trách nhiệm ban hành. Hy vọng với những chia sẻ trên đây, sẽ làm bạn hài lòng và hiểu hơn về vi bằng.

5/5 - (100 bình chọn)