Bạn đang tìm hiểu về khái niệm trích lục là gì? Trích lục là một thủ tục khá quen thuộc đối với nhiều người. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết trích lục thực sự là gì và giá trị pháp lý của bản trích lục được thể hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp về thắc mắc này, mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây.
Trích lục là gì?
Trích lục là một hành động không được định nghĩa cụ thể trong các văn bản pháp luật, hiện nay chỉ có tại Điều 4 Luật hộ tịch 2014 định nghĩa trích lục hộ tịch là như sau:
Trích lục hộ tịch là một văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch đã được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch gồm có bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ bản sao trích lục hộ tịch và cơ sở dữ liệu hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Trong thực tế cuộc sống thì có rất nhiều giấy tờ và hồ sơ chúng ta cần thiết phải xin trích lục – không chỉ riêng hộ tịch. Ví dụ: Ghi chú ly hôn, Giấy tờ đất, hồ sơ hành chính bên cạnh những loại trích lục khai sinh, khai tử, và kết hôn.
Dựa theo định nghĩa về “trích lục hộ tịch” ở phía trên thì trích lục được hiểu như là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại bản sao các giấy tờ và các thông tin của cá nhân có yêu cầu. Bản sao trích lục có giá trị ngang với bản chính.
Giá trị pháp lý của bản trích lục
Như đã trình bày ở trên, bản sao trích lục có 2 loại là bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính và bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có các quy định khác.
Thêm vào đó là quy định tại khoản 2 Điều này quy định, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị được sử dụng thay thế cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
Thủ tục xin trích lục hộ tịch
Hồ sơ xin trích lục
Người có yêu cầu về xin trích lục cần nộp những giấy tờ như sau:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với các trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan và tổ chức.
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong các trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
- Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà,mẹ, cha, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng hay chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh về mối quan hệ đó với người ủy quyền.
- Bên cạnh những giấy tờ cần nộp và người có yêu cầu trích lục cần xuất trình hộ chiếu hoặc có thể chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và các thông tin cá nhân đuọce cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch ( trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp).
- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì cần phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Trên đây là toàn bộ hồ sơ mà cá nhân hay cơ quan và tổ chức cần chuẩn bị cho thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Thẩm quyền xin trích lục
Theo quy định tại Điều 63 của Luật Hộ tịch năm 2014 về thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch không có phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền được yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Theo quy định khoản 1 Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định như sau:
Người yêu cầu cung cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hay thông qua người đại diện gửi tờ khai mẫu theo quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Theo quy định khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 có giải thích như sau:
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm có cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo đúng quy định của pháp luật.
Đối chiếu những quy định trên, thẩm quyền cấp trích lục thuộc về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm có Ủy ban nhân dân cấp xã và Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và cơ quan khác được giao thẩm quyền.
Như vậy, căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành, thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào việc nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại bất cứ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào.
Trình tự các bước xin trích lục
Bước 1: Nộp hồ sơ xin trích lục ở cơ quan có thẩm quyền
Người có yêu cầu về cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú cần chuẩn bị hồ sơ như đã hướng dẫn trên, đồng thời tiến hành nộp hồ sơ xin trích lục tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Đối với trường hợp cơ quan và tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì cần phải gửi văn bản yêu cầu nêu cụ thể lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ xin trích lục
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ xin trích lục, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của những giấy tờ liên quan.
Trường hợp hồ sơ mang tính hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày và giờ trả kết quả. Những giấy tờ xuất trình khi xin trích lục, cán bộ tiếp nhận đối chiếu với những thông tin trong Tờ khai cấp bản sao trích lục. Sau đó trả lại cho người xin trích lục và không yêu cầu người xin trích lục nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ tiếp nhận được phép chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.
Trường hợp nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người xin trích lục bổ sung và hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong trường hợp, không thể bổ sung, hay hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ xin trích lục phải lập thành văn bản nêu rõ loại giấy tờ và nội dung cần hoàn thiện. Đồng thời, cán bộ tiếp nhận phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm và tên của mình.
Đối với các hồ sơ xin trích lục sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hay không hoàn thiện thì cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ xin trích lục. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ cần phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối. Người tiếp nhận ký và ghi rõ họ, chữ đệm và tên của mình.
Bước 3: Thực hiện cấp bản sao trích lục theo yêu cầu
Sau khi hồ sơ xin trích lục đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi rõ nội dung bản sao trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu. Đồng thời báo cáo cho Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người đã yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
XEM THÊM: Trích lục khai sinh – Những thông tin bạn cần biết
TÓM LẠI VẤN ĐỀ: Trích lục là gì? Với những chia sẻ ở trên, hy vọng sẽ giúp cho bạn đọc hiểu hơn về những vấn đề liên quan đến trích lục