Bạn đang tìm hiểu thông tin về thể thức văn bản được áp dụng mới nhất theo nghị định 30/2020. Với những quy định mới nhất này được áp dụng trong các công việc hành chính. Vậy thể thức văn bản theo nghị định 30/2020 có những nội dung, quy định nào. Mời bạn đọc cùng JES tham khảo qua bài viết này, để biết thêm những thể thức văn bản được áp dụng.
Sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản
Thay vì được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hay A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển và phiếu gửi). Hiện nay, tất cả văn bản hành chính đều phải sử dụng chung một khổ giấy A4 (210mm x 297mm).
Văn bản được trình bày theo chiều dọc của khổ giấy A4. Trường hợp văn bản có bảng hay biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì được trình bày theo chiều rộng.
Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman
Nếu như trước đây phông chữ sử dụng trong thể thức văn bản trên máy vi tính chủ yếu phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode dựa theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Thì hiện nay, đã quy định cụ thể phông chữ bắt buộc phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman. Bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Thay đổi cách đánh số trang văn bản
Theo thể thức văn bản mới thì nay số trang trong văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản. Và được đánh từ số 1 hay bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 tới 14, kiểu chữ đứng, cũng không hiển thị số trang thứ nhất.
Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên và loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành, trích yếu nội dung văn bản (Luật Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng và cỡ chữ từ 13 đến 14. Được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy,dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên từng loại văn b0n do cơ quan và tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là câu ngắn gọn hay một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại , trích yếu nội dung văn bảng được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản trong quy định của thể thức văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 tới 14, đứng và viết đậm.
Trích yếu nội dung được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ chữ 13 tới 14, đậm, đúng. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền và có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và cân đối so với dòng chữ.
Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản
Thông tư 01 loại trừ vài trường hợp không ghi cơ quan chủ quản thì nay quy định mới đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này.
Tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hay chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày theo quy định mới của thể thức văn bản với chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ từ 12 tới 13.
Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Chữ ký số, dấu là điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 30. Hình ảnh và vị trí chữ ký số của tổ chức, cơ quan là hình ảnh dấu của cơ quan và tổ chức ban hành văn bản trên văn bản có màu đỏ. Theo kích thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt. Trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính theo thể thức văn bản thực hiện như sau:
- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử. Phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử. Chỉ cần thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;
Chữ ký của người có thẩm quyền
Nghị định mới của thể thức văn bản đã bổ sung thêm chữ ký số của người có thẩm quyền.
Theo đó hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, theo định dạng Portable Netwwork Graphics (.png). Với nền trong suốt được đặt canh giữa chức vụ của người ký, và họ tên của người ký.
Bổ sung quy định về Phụ lục
Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì cần phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng cho từng Phụ lục.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: ký hiệu văn bản, số, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Chỉ dẫn thông tin kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm với văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy. Đối với văn bản điện tử và không phải điền thông tin tại các vị trí này.
Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử và Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản, không cần thực hiện ký số lên Phụ lục theo thể thức văn bản .Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử và Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.
XEM THÊM: Những điều cần biết về cải cách hành chính
Tóm lại: Thể thức văn bản chính là những quy định về cách thể hiện văn bản đúng chuẩn nhất trong hành chính. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ ở trên đây, sẽ mang lại cho bạn đọc những hiểu biết mới.