Mẫu công văn cập nhật nội dung theo quy định mới nhất

Mẫu công văn là một loại văn bản trao đổi thông tin giữa những tổ chức với nhau hoặc giữa doanh nghiệp với cá nhân nhằm hướng đến những mục đích cụ thể.  Đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức, pháp nhân nào đã không ít lần sử dụng đến công văn trong đó phổ biến nhất là công văn phúc đáp, công văn đề nghị, công văn thông báo,… Vậy làm sao để viết một công văn hoàn chỉnh? Hãy cùng JES tham khảo bài viết “Mẫu công văn cập nhật nội dung theo quy định mới nhất” dưới đây.

Mẫu công văn chung dùng cho nhiều trường hợp khác nhau

Kính gửi: ………………………………………………………………………………………
Địa chỉ:……………………………………………………………………………………….
ĐT:………………………………………………………, Fax:……………………………….
E-Mail:……………………………………………….. Website:………………………
Nội dung mẫu công văn:………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………./.

Các mẫu công văn dùng cho từng trường hợp

Mẫu công văn đề nghị thanh toán

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 ————-

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày…..tháng…..năm…..
Kính gửi:……………………………………………………………………………………………..
Họ và tên người đề nghị thanh toán:……………………………………………………..
Bộ phận (Hoặc địa chỉ):…………………………………………………………………………
Nội dung mẫu công văn đề nghị thanh toán:…………………………………………….
Số tiền: ……………………… (Viết bằng chữ):………………………………………..
(Kèm theo ……………………… chứng từ gốc)

XEM THÊM: Công văn đòi nợ theo mẫu dùng cho doanh nghiệp, cá nhân

Mẫu công văn thông báo

Kính gửi:……………………………………….…
Địa chỉ:……………………………………….………………………………………….…………………………………
Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….……….………………….……………………………………….
Email: …………..………….; Website: ………………………………………….……………………………………
Nội dung mẫu công văn thông báo:
……………………………………….………………………………………….………………………………………….…
……………………………………….………………………………………….………………………………………….…
……………………………………….………………………………………….………………………………………….…
Trân trọng./.

Mẫu công văn giải trình

Kính gửi:………………………………………
Đơn vị: (tên đơn vị) ……………………………………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: ……………………………………………………………………………………………………………….
Mẫu công văn giải trình ……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
Về nội dung có thể trình bài như sau:

• Nêu rõ các nội dung cần giải trình theo yêu cầu của cấp trên hoặc tổ chức, đơn vị, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chủ thể có thẩm quyền;
• Căn cứ pháp lý, căn cứ thực tế dẫn đến việc phải giải trình hoặc nêu lý do, nguyên nhân cần thực hiện việc giải trình;
• Trình bày tóm tắt về các nội dung được yêu cầu giải trình;
• Nêu rõ các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện chính sách, quy chế hoặc thực hiện yêu cầu, nguyên nhân dẫn đến việc chưa thực hiện được;

Về phần kết thúc công văn giải trình: Cam kết thực hiện hoặc trình bày rõ các mong muốn, nguyện vọng trong thời gian sắp tới.
Trân trọng./.

Địa chỉ: Số nhà……… đường………….., huyện/quận/thành phố:……., tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương……
Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….………
Email: …………..………….; Website: ………………….

Mẫu công văn đề nghị hỗ trợ

TÊN ĐƠN VỊ …………..                       CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                                                                  Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                                                   ————-

Số: …………
Về việc đề nghị hỗ trợ……………………….

…………., ngày…tháng…năm…
Kính gửi: ……………………………………………………………………………………………………………….
Đơn vị: (tên đơn vị) ……………………………………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: ……………………………………………………………………………………………………………….
Mẫu công văn Đề nghị hỗ trợ…………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
Chúng tôi cam kết ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………theo quy định hiện hành./.
Nơi nhận:

• Như trên;
• Lưu

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký tên và đóng dấu)
 

Hướng dẫn cách viết công văn đúng quy định

Mẫu công văn đúng chuẩn bao gồm đầy đủ thông tin về nơi gửi, nơi nhận, trích yếu nội dung của công văn, nội dung công văn,… Trong nội dung mẫu công văn thường có 3 phần là:

• Mở đầu vấn đề
• Giải quyết vấn đề
• Kết luận vấn đề

Cách viết phần mở đầu vấn đề

Phần này, người làm đơn phải nêu rõ được lý do tại sao viết công văn. Cơ sở nào để viết công văn bao gồm giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra để làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề.
Ví dụ:
Dựa theo Hợp đồng số ……… được ký kết giữa Công ty ……….. và Công ty …………. ngày/ tháng/ năm, về việc  ………….. Theo nội dung thỏa thuận tại Điều……….. tuy nhiên, hiện tại ……………

Các viết phần nội dung chính

Tùy theo mục địch của mẫu công văn mà sẽ có cách viết riêng, nhưng nội dung cần phải có bao gồm:

• Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.
• Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
• Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.
• Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.
• Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
• Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết. Ví dụ: Theo đơn đề nghị của tập thể người dân tại ……….. về vấn đề ……………, UBND xã/phường xin ý kiến chỉ đạo của ……….. về việc ……………”
• Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác.

Cách viết phần kết thúc công văn

Phần này chỉ cần viết ngắn gọn, chủ yếu là nhấn mạnh lại mục đích và xác định trách nhiệm cần thực hiện cũng như các yêu cầu (nếu có). Lưu ý rằng: viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc. Mẫu công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.
XEM THÊM: Tải mẫu giấy công văn đề nghị thanh toán công nợ mới nhất

Tóm lại vấn đề

Trên đây là những mẫu công văn thông dụng được cập nhật mới nhất, có thể được sử dụng trong hầu hết các trường hợp khác nhau. Cũng như những lưu ý quan trọng cần nắm để soạn một mẫu công văn đúng quy định nhất. Hi vọng những thông tin mà JES mang lại sẽ giúp bạn trong việc viết một bản công văn chuẩn nhất.