Bạn đang tìm hiểu về quy trình báo giảm BHXH đúng quy định. Khi một người lao động nghỉ việc hay bị sa thải thì công ty sẽ tiến hành báo giảm và loại tên người đó trong danh sách tham gia bảo hiểm xã hội. Vậy hồ sơ, thủ tục, thời hạn báo giảm BHXH như thế nào, sẽ được JES giải đáp cụ thể trong bài viết “Quy trình báo giảm BHXH: Hồ sơ thủ tục, thời hạn cần lưu ý”
Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội
Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH
Bạn có thể trực tiếp đến cơ quan BHXH đang quản lý công ty để nộp hồ sơ báo giảm BHXH hay gửi thông qua đường bưu điện. Hình thức này hiện nay không còn được áp dụng phổ biến. Tùy loại BHXH của từng quận, đa số hiện nay, cơ quan BHXH ít còn nhận báo giảm cho nhân viên bằng hồ sơ giấy trực tiếp.
Nộp trực tuyến qua mạng
Hình thức này hiện đang được đa số cơ quan BHXH quận và huyện áp dụng. Công ty chỉ sử dụng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo ra file hồ sơ. Sau đó dùng thiết bị Chữ ký số (Token) công ty để nộp hồ sơ này đến cơ quan BHXH thông qua trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn. Cách thực hiện:
- Doanh nghiệp lên trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử dành cho công ty.
- Tiếp theo cần tải về phần mềm kê khai BHXH về để kê khai và xuất ra file hồ sơ.
- Phần mềm đang được sử dụng phổ biến hiện nay là Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội. Đây là phần mềm không tính phí và hỗ trợ miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp.
Để sử dụng phần mềm kê khai báo giảm BHXH cần lưu ý các điều sau:
- Không áp dụng đối với những công ty trước đây đã mua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của các nhà mạng như: Viettel, BKAV, VNPT, TS24, EFY Viet Nam
- Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội này chỉ áp dụng đối với đơn vị lần đầu tiên kê khai BHXH qua mạng điện tử
- Nếu công ty đã từng mua phần mềm kê khai của các nhà mạng khác thì phải liên hệ lên các nhà mạng đã đăng ký để thực hiện yêu cầu hủy bỏ dịch vụ cũ thì mới sử dụng được phần mềm này.
Thời hạn báo giảm BHXH khi lao động nghỉ việc
Căn cứ theo quy định tại điều 48 Bộ Luật lao động 2019 về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động cần phải thanh toán đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động trong đó có nghĩa vụ xác nhận, hoàn trả bảo hiểm xã hội cho người lao động. Cụ thể:
Trong thời gian 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, 2 bên có trách nhiệm thanh toán đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Đồng thời thực hiện báo giảm BHXH. Trừ những trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
- Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hay vì lý do kinh tế;
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; cho thuê, bán chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. Chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp và hợp tác xã.
- Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hay dịch bệnh nguy hiểm.
- Người sử dụng lao động không phải là cá nhân thực hiện chấm dứt hoạt động;
Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo đúng thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp và hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị phá sản, bị giải thể.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm trong việc báo giảm BHXH sau:
- Cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp. Đồng thời trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
Hồ sơ báo giảm lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội
Hồ sơ để báo giảm BHXH được quy định tại Điều 22 của Quyết định 959/QĐ-BHXH về Điều chỉnhđóng BHXH, BHYT, BHTN hằng tháng như sau:
- Thành phần hồ sơ:
Người lao động: được pháp luật quy định tại Điểm1.1 Khoản 1 Điều 21;
Trường hợp ngừng tham gia BHYT: áp dụng với đối tượng thẻ BHYT còn hạn sử dụng.
Đơn vị:
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN, BHYT (Mẫu D02-TS);
Bảng kê khai hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mục II Phụ lục 3).
Trường hợp thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHTN, BHYT của đơn vị: Tờ khai cung cấp, thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Số lượng hồ sơ: 1 bộ.
Hồ sơ báo giảm BHXH bao gồm: Phía người lao động cần có Tờ khai cung cấp, thay đổi thông tin người tham gia BHYT, BHXH (Mẫu TK1-TS), thẻ BHYT còn hạn sử dụng, Giấy tờ chứng minh (đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn). Phía doanh nghiệp cần có Danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN, BHYT (Mẫu D02-TS), Bảng kê hồ sơ làm căn cứ để hưởng quyền lợi BHYT cao hơn.
XEM THÊM: Hồ sơ, thủ tục chốt sổ BHXH – Lưu ý quan trọng bạn cần biết
KẾT LUẬN: Trên đây là tất cả những điều bạn cần biết về báo giảm BHXH. Bao gồm những hồ sơ mà bạn cần chuẩn bị, cách thực hiện và cách nộp hồ sơ ra sao. Những thông tin trên được cập nhật trực tiếp từ Tổng cục Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Hy vọng bạn sẽ tìm ra câu hỏi của mình khi tham khảo bài viết này.