Những lỗi thường gặp khi viết Email bằng tiếng Anh

Ngày nay, Email là một trong những công cụ phổ biến dùng để thay thế thư tay. Email phục vụ rất nhiều trong cuộc sống và công việc. Cách viết Email bằng tiếng Anh không hề khó những vẫn phải luyện tập nhiều để tăng tính chuyên nghiệp cho nội dung viết. Bạn hãy đọc bài viết này để có thể hạn chế được Những lỗi thường gặp khi viết Email bằng tiếng Anh

1. Viết câu quá dài

Bạn có thể gây hoang mang cho người đọc khi viết những câu phức dài, và chúng không được phân đoạn bằng dấu câu. Người đọc khó nắm bắt thông tin chính xác mà Email muốn truyền tải.

Khi viết Email, bạn nên sử dụng những dấu câu như: chấm (.), phẩy (,), chấm hỏi (?), chấm than (!).. để có thể tách nội dung thành những ý nhỏ, những đoạn có nội dung khác nhau để người đọc có thể nắm bắt thông tin hiệu quả

Ví dụ:

• “The flight has been delayed for 2 hrs so Mr Smith can’t be here on time his secretary will discuss with us about this project.”

Cách sửa: thêm dấu câu thích hợp

• “The flight has been delayed for 2 hrs, so Mr Smith can’t be here on time. His secretary will discuss with us about this project.” (Chuyến bay bị hoãn 2 tiếng rồi, vì vậy ông Smith không thể tới đây đúng giờ. Thư ký của ông ấy sẽ thảo luận với chúng ta về dự án này.)

2. Gom quá nhiều chủ đề vào một đoạn văn

Mỗi đoạn văn trong Email chỉ nên trình bày một chủ đề chính. Nhưng lỗi phổ biến của người viết thường là đưa quá nhiều chủ đề nhồi nhét vào trong một đoạn văn.

Tuy nhiên, cách tốt nhất để viết Email đó là tách những thông tin không liên quan đến nhau bằng những Email riêng biệt, để người đọc có thể phân loại và trả lời Mail 1 cách tốt nhất

Ví dụ:

• “You are invited to our monthly meeting to discuss the ideas for the next project. Our sales launch next month will invite some celebrities. John is still waiting for your survey to finish his report.

Chỉnh sửa: chia mỗi ý thành từng đoạn riêng biệt.

• “You are invited to our monthly meeting to discuss the ideas for the next project.” (Bạn được mời đến buổi họp hàng tháng của chúng tôi để cùng lên ý tưởng cho dự án kế tiếp) Nên kèm theo thông tin của nội dung các buổi họp
• “Our sales launch next month will invite some celebrities.” (Đợt bán hàng tới của ta sẽ mời một vài người nổi tiếng) Nên đính kèm thông tin về chương trình và thông tin người đến tham dự
• “John is still waiting for your survey to finish his report.” (John vẫn đang chờ nhận được bản khảo sát từ bạn để hoàn thành báo cáo của anh ấy) Nên đính kém tên và nội dung chính của bản báo cáo

3. Lặp từ không cần thiết

Việc lặp đi lặp lại từ trong câu không những không cần thiết mà còn khiến giọng văn trở nên dài dòng, lủng củng

Khi viết Email xong, ta nên đọc lại để có thể kiểm tra sự lặp từ của câu mà xóa bớt hoặc chỉnh sửa lại cho phù hợp

Ví dụ:

• “The project has been postponed for no reason, but we don’t know who decide to postpone this project.”

Cách sửa: Lượt bỏ bớt từ trùng lặp

• “The project has been postponed for no reason, but we don’t know who decide to do that.” (Dự án này đã bị hoãn không lí do, tôi không biết ai đã quyết định như vậy)

4. Dùng câu không hoàn chỉnh

Một lỗi khác khi viết Email là nội dung câu văn không hoàn chỉnh, câu văn đó hoàn toàn không có nghĩa, người đọc sẽ không biết được bạn đang muốn truyền tải điều gì.

Không chỉ phải kiểm tra từ trùng lặp trước khi gửi Email đi, bạn cũng phải đọc hiểu lại nội dung bài viết để tránh trường hợp câu văn bị bỏ lửng

Ví dụ:

• “Since we are planning to hire new staff for our Marketing Team.” (Vì chúng tôi đang lên kế hoạch tuyển dụng thêm thành viên cho team Marketing.)

Cách sửa:

• “Since we are planning to hire new staff for our Marketing Team, we will be able to handle more projects.” (Chúng tôi có thể phụ trách thêm nhiều dự án hơn, vì chúng tôi đang lên kế hoạch để tuyển dụng thêm thành viên cho team marketing)

5. Viết sai chính tả

Một trong những lỗi gây mất thiện cảm nhất của người viết Email bằng tiếng Anh là Sai chính tả. Điều đó thể hiện bạn không chuyên nghiệp

Để khắc phục bạn có thể bật chức năng kiểm tra lỗi chính tả trong máy, trước khi gửi bạn nên kiểm tra lại nội dung thật kỹ

Ví dụ:

• “I didn’t expect to recieve your gift this birthday”

Cách sửa:

• “I didn’t expect to receive your gift this birthday”

6. Nhầm lẫn giữa danh từ số ít và số nhiều

Trong khi viết nội dung bằng tiếng Anh, vẫn còn rất nhiều người mắc phải lỗi sử dụng sai “danh từ số ít”, “danh từ số nhiều”. Nên nhớ rằng không thể khiến các danh từ không đếm được (số ít) trong tiếng Anh thành số nhiều khi thêm “s”

Ví dụ:

• “All the informations you need for the test are in this USB.”

Cách sửa:

• “All the information you need for the test is in this USB.”

7. Thiếu mạo từ “a”, “an” và “the”

Trong tiếng Việt không hề có khái niệm về mạo từ, nên trong khi sử dụng tiếng Anh sẽ dễ bỏ quên các mạo từ này.

Chức năng của 3 mạo từ này trong tiếng Anh: “The” chỉ một danh từ xác định, “a” và “an” chỉ một danh từ không thể xác định. Cần chú ý để sử dụng mạo từ vào Email nhé

Ví dụ:

• “He is brand manager who works with us in this company.”

Cách sửa:<

• “He is the brand manager who works with us in this company.”

8. Sử dụng sai thì

Trong tiếng Anh, các thì đóng vai trò rất quan trọng, giúp người đọc/ nghe xác định được khoảng thời gian của một sự việc được đề cập đến. Vì tiếng Việt không có các “thì” nên những bạn học tiếng Anh phải chú ý hơn trong việc sử dụng chúng trong việc nói và viết.

Thường chỉ dùng một thì cho một câu, khi nào có những từ như “when”, “before”, after” thì các thì trong câu mới thay đổi

Ví dụ:

• “The manager is (present) not here today because his son was (past) feeling unwell.” (Người viết đã thay đổi thì trong câu)

Cách sửa:

• <“The manager is (present) not here today because his son is (present) feeling unwell.”

9. Dịch tiếng Việt sang tiếng Anh một cách máy móc

Việc dịch trực tiếp nội dung từ tiếng Việt sang tiếng Anh, thậm chí sử dụng công cụ để dịch xảy ra rất phổ biến với những người học tiếng Anh.

Những diễn đạt của bạn sẽ trở nên kém tự nhiên thậm chí cứng nhắc vì đó là nội dung văn phong theo tiếng Việt. Ngoài ra, trong tiếng Anh có các thì, các cấu trúc câu hoàn toàn khác với tiếng Việt nên nó sẽ khiến nội dung của bạn trở nên kì quặc và không chuyên nghiệp
 

Như vậy, bạn đã biết được những lỗi sai thường gặp trong khi viết một Email bằng tiếng Anh rồi. Chúc bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp khi sử dụng Email bằng tiếng Anh nhé