Kế toán công nợ là gì? Đây là một mảng nhỏ trong công việc của kế toán tổng hợp. Đối với công ty có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, thì kế toán tổng hợp sẽ kiêm luôn cả việc theo dõi công nợ. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì phân hệ này sẽ giao cho một vài cá nhân theo dõi. Để hiểu hơn về những công việc cụ thể của kế toán công nợ là gì? Mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây.
1. Khái niệm kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là một phần kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, đồng thời liên quan đến các khoản nợ phải thu và khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ hiệu quả không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp.
Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, trình độ quản lý, ngành nghề kinh doanh, trong doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính doanh nghiệp.
2. Công việc của kế toán công nợ
- Chứng từ ban đầu (phiếu thu và phiếu chi theo biểu mẫu) để làm căn cứ cho thủ quỹ thu chi tiền theo quy định, đảm bảo kịp thời và chính xác
- Định khoản và phân loại chứng từ dựa theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Chuyển giao những chứng từ ban đầu cho bộ phận liên quan ( các đơn vị cơ sở trực thuộc Cty) hằng tháng.
- Bút toán điều chỉnh tỷ giá và những điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng và nhà cung cấp là việc của kế toán công nợ.
- Đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng và nhà cung cấp
- Sữa và thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới khi có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
- Theo dõi và nhắc làm những thủ tục xuất trả vay, và trả bảo hành khi có hàng.
- Theo dõi theo các hợp đồng của từng khách hàng
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng ủy thác và nhắc thanh toán khi đã đến hạn.
- Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách những khoản nợ theo hợp đồng và theo hoá đơn bán hàng.
- Theo dõi tình hình thực hiện những hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong, cũng như ngoài nước của các bộ phận việc của kế toán công nợ.
- Theo dõi hạn thanh toán tạm ứng, cũng như nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận
- Theo dõi và nhắc làm những thủ tục xuất trả vay và trả bảo hành khi có hàng.
- Theo dõi và nhắc thanh toán phần phải thu, cũng như phải trả khác khi có phát sinh.
- Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng đồng thời thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra và đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.
- Theo dõi cả bằng nguyên tệ, quy đổi theo “ Đồng ngân hàng nhà nước Việt Nam” đối với những khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cuối kỳ cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá quy đổi thực tế.
- Theo dõi chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị, hiện vật đối với các khoản nợ cần phải thu bằng vàng, bạc, đá quý. Cuối kỳ cần phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế.
- Kế toán công nợ cần phân loại những khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như dựa theo từng đối tượng.
- Căn cứ vào số dư chi tiết bên nợ của một vài tài khoản thanh toán như 131,331… nhằm lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng dựa theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán và số tiền đã quá hạn, báo cho cán bộ thu nợ, bộ phận bán hàng và cán bộ quản lý cấp trên
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp và từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, số tiền nợ quá hạn, hạn thanh toán, số tiền PP và báo cho các bộ phận mua hàng, cán bộ quản lý cấp trên
- Kiểm tra, xác nhận, đối chiếu công nợ các khoản công nợ ủy thác theo từng HĐUT, từng khách hàng và từng bộ phận.
- Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ đối với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
- Kiểm tra nội dung và những điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán là công việc của kế toán công nợ.
- Liên lạc thường xuyên với bộ phận/ Cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng.
- Tham gia thu hồi nợ với những khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc là nhận dịch vụ
- Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/công nhân
- Quản lý các HĐUT dựa theo từng khách hàng: kiểm tra nội dung và vào sổ theo dõi các HĐUT khi đã nhận được hợp đồng.
- Quản lý các hợp đồng, biên bản thanh toán hợp đồng vay cá nhân và cán bộ.
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
- Kế toán công nợ cần tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý ( nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề…)
- Lập báo cáo công nợ, công nợ đặc biệt
- Lập thông báo về thanh toán công nợ
- Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, cũng như thông tin chung về công nợ.
- Bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá và dịch vụ với các Chi nhánh/công ty.
3. Vai trò của nhân viên kế toán công nợ
Vai trò của một nhân viên kế toán công nợ trong doanh nghiệp:
- Quản lý công nợ phải thu của khách hàng
- Quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp
- Thực hiện công việc đánh dấu mã khách hàng
- Giải quyết các khoản công nợ phải trả
- Đề xuất cho cấp trên để giải quyết ổn thỏa các khoản công nợ đó.
4. Kế toán công nợ cần ghi nhớ những điều gì?
Một nhân viên kế toán công nợ cần phải ghi nhớ:
- Chưa triển khai chặt chẽ công tác thu hồi công nợ
- Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu công nợ
- Không thực hiện đúng quy định trích lập dự phòng và xử lý nợ
- Việc hạch toán công nợ không thực hiện theo đúng quy định
- Hạch toán nhầm các mã công nợ chi tiết
- Công tác theo dõi công nợ không đáp ứng yêu cầu chế độ kế toán
XEM THÊM: Kế toán tiền lương là gì? Mô tả công việc kế toán tiền lương chi tiết nhất
TÓM LẠI VẤN ĐỀ: Với những chia sẻ về kế toán công nợ ở trên, cùng với những công việc của kế toán công nợ cần phải làm. Hy vọng là bạn đọc đã hiểu rõ hơn về nội dung này.