Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy định bạn cần biết

0
103
Hợp pháp hóa lãnh sự

Bạn đang tìm hiểu về hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Đây là một trong các việc của Bộ Ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan khác ở nước ngoài. Để hiểu hơn về hợp pháp hóa lãnh sự, cũng như các quy định có liên quan. Mời bạn đọc cùng JES tham khảo qua bài viết sau, để hiểu rõ hơn về nội dung này.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là chứng nhận con dấu và chữ ký trên giấy tờ, tài liệu chính thức được cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hay công chứng để sử dụng ở Việt Nam hoặc tài liệu và giấy tờ chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong các khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận và chứng thực phù hợp về hình thức văn bản của những giấy tờ và tài liệu đó với pháp luật nước lập văn bản.

Việc hợp pháp hóa lãnh sự thông thường được viên chức lãnh sự tiến hành tại trụ sở cơ quan lãnh sự hoặc có thể do viên chức ngoại giao được ủy nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự tại trụ SỞ cơ quan đại diện ngoại giao. Những người này phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hành vi của mình.

Hợp pháp hoá lãnh sự được thực hiện dựa trên cơ sở các nguyên tắc và quy phạm, quy định trong những văn bản quy phạm pháp luật quốc gia (ví dụ: tại Điều 26 Pháp lệnh lãnh sự ngày 21.02.1992 của Việt Nam) và các điều ước quốc tế (ví dụ: tại khoản 2 Điều 3 Công ước Viên năm 1961 về quan hệ ngoại giao và Điều 5 Công ước Viên năm 1963 về quan hệ lãnh sự). Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc hợp pháp hoá lãnh sự sẽ không được áp dụng đối với các loại giấy tờ, tài liệu có nội dung trái với những nguyên tắc cơ bản của pháp luật hiện hành Việt Nam.

Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

  • Giấy tờ và tài liệu được chuyển giao trực tiếp hay qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
  • Giấy tờ và tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Giấy tờ và tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc có thể của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với những quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
  • Giấy tờ và tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam, nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Các giấy tờ và tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

  • Giấy tờ và tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
  • Giấy tờ và tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
  • Giấy tờ và tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo đúng quy định pháp luật.
  • Giấy tờ và tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
  • Giấy tờ và tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Bao gồm trình tự và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ ngoại giao và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau:

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

  • Bản chính của giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân/CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với các trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hay 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không bắt buộc phải chứng thực.
  • Giấy tờ và tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao và cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
  • 1 phong bì có ghi chính xác địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
  • 1 Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
  • 1 bản dịch giấy tờ và tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ và tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không bắt buộc phải chứng thực. Người nộp hồ sơ sẽ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
  • 1 bản chụp bản dịch giấy tờ và tài liệu.
  • 1 bản chụp giấy tờ và tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ và tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đồng thời cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ và các tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu lai tại Bộ Ngoại giao.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

  • Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với các trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
  • 1 bản dịch giấy tờ và tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hay tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ và tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
  • 1 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với các trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
  • Giấy tờ và tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hay cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc có thể Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
  • 1 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng mẫu quy định;

Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ và tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, và đồng thời cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người có nhu cầu hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính của giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 1 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu lại tại Cơ quan đại diện.

 Địa điểm nộp hồ sơ

Địa điểm nộp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự gồm có:

Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

  • Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao).
  • Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).
  • Tại trụ sở của những cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài

  • Tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao hay cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được phép ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền về hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết là 1 ngày làm việc và kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không được quá 05 ngày làm việc.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự

Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự LS/HPH-2012/TK

                                                                               Mẫu LS/HPH-2012/TK

                                                                              Form LS/HPH-2012/TK

TỜ KHAI CHỨNG NHẬN/ HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ

Application for consular authentication

 

 

1.

 

 

Họ và tên người nộp hồ sơ:………………………………………………………….

Full name of the applicant

2. Số CMND/Hộ chiếu/Giấy tờ thay thế hộ chiếu:

ID/Passport/Travel Document No.:

………………………………..

Ngày cấp:……………………………..

Date of issue (dd/mm/yyyy)                                       

3. Địa chỉ liên lạc:……………………………………………………………………..

Contact address

Số điện thoại:…………

Telephone No.

Thư điện tử:……………………

Email address

4. Giấy tờ cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự:

Document(s) requiring consular authentication

……………………………………………………………………………………………………
 ……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
                                                                                        Tổng cộng: . . . . . . .  văn bản

                                                                                               Total                 document(s)

5. Trong trường hợp giấy tờ không có đủ điều kiện để được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định pháp luật, tôi đề nghị chứng nhận giấy tờ đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao

(Đánh dấu X vào ô vuông nếu đồng ý)

If the document(s) fail(s) to meet conditions for consular authentication under the law, I apply for certification that the document(s) have/has been seen at the Vietnam’s Ministry of Foreign Affairs

(Mark X in the box if you agree)

6. Giấy tờ trên được sử dụng tại………………………………………………………………..

Country where the document(s) has/have  to be used

 

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của hồ sơ này.

I hereby certify that, to the best of my knowledge and belief, the statements provided here are true and correct. I am fully liable for the authenticity of this dossier.

 

Ghi chú: dành cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ

For authorized officers only

……………………………….

 

. . . . . . . , ngày . . . tháng . . . năm . . . . . . .

Place  and date (dd/mm/yyyy)

Người nộp hồ sơ

(Ký và ghi rõ họ tên)

Applicant’s signature and full name 

XEM THÊM: Lý lịch tư pháp là gì? Lưu ý khi xin cấp lý lịch tư pháp

TÓM LẠI VẤN ĐỀ: Với những chia sẻ về hợp pháp hóa lãnh sự mà chúng tôi đề cập ở trên. Hy vọng sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Các quy định cần biết, thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị những gì.