Hồ sơ, thủ tục chốt sổ BHXH – Lưu ý quan trọng bạn cần biết

0
190
Chốt sổ BHXH

Bạn đang tìm hiểu thông tin về việc chốt sổ BHXH. Đây là việc mà khi công ty có lao động nghỉ việc thì người sử dụng lao động (công ty hay doanh nghiệp đó) phải tiến hành thủ tục chốt sổ cho người lao động tại công ty. Vậy hồ sơ, thủ tục để tiến hành chốt sổ BHXH cần phải tuân theo những quy định nào? Mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây.

Hồ sơ, thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động

Hồ sơ để chốt bảo hiểm xã hội

  • Bảng kê thông tin (thực hiện theo mẫu D01-TS).
  • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BNN, BHTNLĐ theo mẫu D02-TS được ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
  • 1 công văn chốt sổ BHXH của đơn vị – theo mẫu D01b-TS
  • Tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ BHXH.
  • Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 1 sổ/người) hay tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 1 tờ
  • Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hay Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có kèm theo).
  • Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT thực hiện theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp sẽ cần hoàn thành những loại giấy tờ sau để làm thủ tục chốt số BHXH cho người lao động:

  • Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620 (1 bản);
  • Tờ bìa của sổ bảo hiểm xã hội (BHXH);
  • Các tờ rời của sổ (nếu có và trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần);

Sau khi hoàn thành hồ sơ như trên doanh nghiệp sẽ đem nộp qua đường bưu điện hay nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ này không thể nộp online, bởi vì hồ sơ chốt sổ phải có sổ BHXH, cùng với tờ rời kèm theo (nếu có) để thực hiện thủ tục.

Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày chốt sổ BHXH. Cơ quan BHXH sẽ gửi trả lại sổ BHXH cùng tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động. 

Thời gian để làm tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012 :

Điều 47. Quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

1.Trong thời gian 7 ngày làm việc. Kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài thời gian nhưng không được quá 30 ngày kể từ ngày chấm dứt. Để thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH.

2. Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận, đồng thời trả lại sổ bảo hiểm xã hội, kèm với những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Quy định về trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội

Theo quy định tại Khoản 3 của Điều 47 Bộ Luật lao động 2012. Người sử dụng lao động có trách nhiệm phải hoàn tất thủ tục xác nhận, đồng thời trả lại sổ bảo hiểm xã hội cũng như những giấy tờ khác của người lao động

Cũng theo quy định tại Khoản 5 của Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 về trách nhiệm của cá nhân, hay tổ chức sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm để tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. Khi người đó nghỉ việc hay chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, hoặc thôi việc và đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Có thể thấy, người lao động không tự ý chốt sổ BHXH mà sẽ được doanh nghiệp nơi người lao động thực hiện.

Nếu người sử dụng lao động cố tình trốn tránh hay không thực hiện trách nhiệm này thì người lao động nên liên hệ trực tiếp với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận/huyện tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, hoặc Thanh tra Sở Lao động Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ và tư vấn.

Thủ tục chốt sổ BHXH

Lưu ý làm thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội

  • Khi NLĐ xin thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày. Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ chốt sổ BHXH lên cơ quan BHXH (chậm nhất là 30 ngày). Nếu doanh nghiệp báo giảm hay báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian đã nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất do chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.
  • Nếu thực hiện đồng thời báo giảm và cả báo chốt cho người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. BHXH sẽ giải quyết nếu hồ sơ hợp lệ, đã thanh toán tất cả tiền đóng BHXH.
  • Trong quá trình đợi giải quyết chốt sổ hồ sơ, thì người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho NLĐ. Nếu không, quy trình sẽ được dừng lại. BHXH sẽ mặc định người lao động vẫn còn tham gia BHXH tại công ty. Và số tiền đóng BHXH vẫn sẽ được cập nhật bình thường. Khi hoàn thành hồ sơ thì cơ quan BHXH sẽ tự động trừ lại số tiền phải đóng.
  • Trước khi báo chốt sổ BHXH thì doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động. Khi hoàn thành phần hồ sơ thì doanh nghiệp sẽ đem nộp hồ sơ qua mạng tại địa chỉ https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn thông qua qua đường bưu điện hay nộp trực tiếp trong thời hạn tối đa 10 ngày. Kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ và cơ quan này sẽ giải quyết hồ sơ cho bạn.

XEM THÊM: Mức đóng bảo hiểm xã hội được cập nhật mới nhất

Tóm lại vấn đề “Chốt sổ BHXH”

Chốt sổ BHXH là việc mà người sử dụng lao động có trách nhiệm phải thực hiện khi người lao động xin nghỉ việc. Với những chia sẻ trên đây, hy vọng sẽ giúp ích được mọi người.