Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán

0
4137
Chứng từ kế toán là gì

Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành gồm có những loại nào. Nếu bạn đang gặp những thắc mắc trên, thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây, để hiểu hơn vấn đề này.

1. Khái niệm chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán (Financial Paper) là những giấy tờ, vật phản ánh nghiệp vụ kinh tế và tài chính đã phát sinh và hoàn thành, từ đó chúng được sử dụng để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.

Phân loại chứng từ kế toán

a/ Căn cứ theo công dụng của chứng từ

  • Chứng từ mệnh lệnh: Chứng từ mệnh lệnh là gì? đây là loại chứng từ dùng truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho những bộ phận cấp dưới thi hành.
  • Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành công việc.
  • Chứng từ thủ tục: Là các chứng từ tổng hợp và phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo các đối tượng nhất định của kế toán, nhằm thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu.
  • Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc có thể 3 loại chứng từ nói trên khi nói về chứng từ kế toán.

b/ Căn cứ theo phương thức lập chứng từ

  • Chứng từ một lần: đây là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành thực hiện một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.
  • Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ kế toán có ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi những con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.

c/ Căn cứ theo trình tự lập chứng từ

  • Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): Chứng từ gốc là gì? Đây là các chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành xong.
  • Chứng từ tổng hợp (chứng từ ghi sổ): Chứng từ ghi sổ là gì? Đây là loại chứng từ dùng để tổng hợp về số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán, đồng thời đơn giản trong việc ghi sổ.

d/ Căn cứ theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ

Mỗi nội dung nghiệp vụ phát sinh (chi tiêu) sẽ ứng với một loại chứng từ liên quan:

  • Chỉ tiêu hàng tồn kho
  • Chỉ tiêu bán hàng
  • Chỉ tiêu tiền tệ
  • Chỉ tiêu tài sản cố định
  • Chỉ tiêu lao động và tiền lương

e/ Căn cứ theo dạng thể hiện của chứng từ

  • Chứng từ bình thường: Là chứng từ kế toán để thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không cần phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử
  • Chứng từ điện tử: Là chứng từ để thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong suốt quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: đĩa từ, bảng từ, các loại thẻ thanh toán…

Phân loại chứng từ kế toán

2. Quy định pháp luật Việt Nam về chứng từ kế toán

2.1 Quy định về nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung như sau:

  • Tên và số hiệu của chứng từ KT
  • Ngày, tháng, năm lập chứng từ KT
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân lập Chứng từ kế toán
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân nhận Chứng từ kế toán
  • Nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
  • Số lượng, số tiền, đơn giá của nghiệp vụ kinh tế và tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ KT dùng để thu, cũng như chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
  • Chữ ký và họ tên của người lập, người duyệt và các người có liên quan đến chứng từ KT

2.2 Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

1. Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ kế toán:

  • Không được viết tắt, sửa chữa, tẩy xóa;
  • khi viết phải dùng bút mực, số, chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng hay có chỗ trống phải gạch chéo.
  • Chứng từ bị sửa chữa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
  • Khi viết sai chứng từ KT thì cần phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, kịp thời, chính xác

  • Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, kế toán phải lập chứng từ kế toán.
  • Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ đó.

3. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử cần phải

  • Được in ra giấy, lưu trữ theo quy định.
  • Trường hợp không in ra giấy thì phải bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin dữ liệu
  • Phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

4. Chứng từ kế toán cần được lập đủ số liên quy định.

  • Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ thì nội dung từng liên phải giống nhau.
  • Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán cần chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.

2.3 Quy định về việc quản lý và sử dụng kế toán

  • Thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán
  • Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tịch thu, tạm giữ, niêm phong chứng từ kế toán.
  • Chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo đúng trình tự thời gian, bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật
  • Cơ quan có thẩm quyền niêm phong về chứng từ KT phải lập biên bản và ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong, ký tên, đóng dấu.

2.4 Quy định về việc ký chứng từ kế toán

  • Chữ ký trên chứng từ kế toán cần do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
  • Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đầy đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
  • Chứng từ kế toán chi tiền cần phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi được thực hiện.
  • Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền cần ký theo từng liên
  • Chứng từ kế toán cần có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
  • Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không bị phai.
  • Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc là đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
  • Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người cần phải thống nhất.
  • Chứng từ điện tử cần có chữ ký điện tử.
  • Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký như trên chứng từ bằng giấy

Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền cá nhân theo mẫu được tổng hợp mới nhất
Chứng từ kế toán bao gồm những gì

3. Chứng từ kế toán gồm những gì

3.1 Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt

  • Phiếu thu, Phiếu chi
  • Giấy đề nghị thanh toán
  • Giấy đề nghị tạm ứng.

3.2 Chứng từ bán hàng gồm những gì

  • Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra
  • Tờ khai hải quan
  • Phiếu nhập kho, xuất kho
  • Hợp đồng kinh tế
  • Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế.
  • Biên bản giao hàng
  • Bảng báo giá
  • Đơn đặt hàng

3.3 Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương

  • Bảng chấm công
  • Hợp đồng lao động
  • Bảng tính lương
  • Các quy chế, quy định,…

Bảng chấm công là chứng từ gì? => Bảng chấm công là một loại chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho nhân viên của mình

3.3 Chứng từ ngân hàng gồm những gì?

  • Ủy nhiệm chi: Là chứng từ dùng để bên mua trả tiền cho bên bán hàng thông qua ngân hàng.
  • Giấy báo nợ: Là chứng từ ngân hàng gửi cho doanh nghiệp để thông báo tiền trong ngân hàng của doanh nghiệp đã giảm đi
  • Giấy báo có: Là chứng từ ngân hàng cung cấp thể hiện tiền trong ngân hàng tăng lên
  • Séc: là chứng từ để rút tiền gửi trong ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
  • Giấy nhận nợ: Là chứng từ chứng minh ngân hàng cho doanh nghiệp bạn vay tiền
  • Trường hợp khác: Giấy tờ bảo lãnh hợp đồng, thế chấp, cầm cố,…liên quan chứng từ trong công ty xây dựng.

TÓM LẠI VẤN ĐỀ: Trên đây là nội dung liên quan đến chứng từ kế toán. Với những chia sẻ này, hy vọng bạn đọc đã hiểu hơn về nội dung này.

5/5 - (100 bình chọn)